Liderazgo implica muchas cosas más que optimizar la comunicación y hay mucho en juego. La participación positiva de las partes interesadas es una parte esencial de cualquier proyecto digital exitoso o iniciativa de cambio digital.
Pero, ¿qué es un interesado? La definición tradicional de una parte interesada es un individuo, grupo u organización que se ve afectada por el resultado de un proyecto: tienen una participación en él. Cualquiera puede ser una parte interesada, desde los miembros internos del equipo del proyecto, la alta dirección y los probadores de productos hasta los grupos de interés externos que se verán afectados por el proyecto una vez finalizado.
Muchas de estas personas, aunque no todas, querrán influir en el resultado de alguna manera. Desea persuadirlos de que sus objetivos se alinean con su proyecto y que deben apoyar su misión, mientras se comprometen lo menos posible en el proceso.
Pero no se trata solo de persuadir e influir. También se trata de aprender de otras personas y pedir ayuda. Antes de comenzar a persuadir, debemos comprender a nuestros grupos de interés. ¿Qué hay para ellos? ¿Cuáles son sus necesidades? ¿Cómo se alinea realmente su proyecto con sus objetivos y valores? ¿Qué conocimientos, experiencia o pericia creen que pueden aportar?
Lo primero que puede hacer es mapear a sus partes interesadas y analizar sus necesidades e impulsores. Haga esto al comienzo de su proyecto. La participación de las partes interesadas no funcionará si comienza cuando se está preparando para el lanzamiento: será demasiado tarde para pedirles a las personas su opinión, solo querrá que sigan adelante. (¡Sí, todos hemos estado allí!)
Haciendo el mapa
Para ayudarlo a comprender a sus partes interesadas y elegir el mejor enfoque de participación, utilizo un modelo de mapeo de partes interesadas con dos matrices.
El primero tiene los ejes influencia y apoyo, el segundo tiene los ejes importancia e interés. Puede elegir tener diferentes parámetros en sus ejes o combinarlos de manera diferente; decida esto en función de la pregunta que está tratando de responder.
Si su principal problema es la falta de interés o de conciencia de lo que está tratando de hacer entre algunas partes interesadas potencialmente importantes, entonces la importancia/interés en el proyecto puede ser la combinación adecuada para usted. Si su proyecto está creando un cambio, entonces la cuadrícula de influencia/apoyo brinda las respuestas correctas.
Para usar este modelo, anote todas sus partes interesadas en notas adhesivas y péguelas en las matrices. Este ejercicio generalmente genera muchos post-its de las partes interesadas, por lo que a veces puede resultar abrumador.
¿Cómo podemos trabajar con todos ellos? Tendrás que priorizar.
Interpretando el mapa
A menudo, las personas que brindan apoyo son las personas con las que nos encanta pasar el rato, porque ya están en la misma longitud de onda. Pero en realidad son las partes interesadas que son influyentes (y no solidarias) las que deberíamos gastar más energía tratando de ganarnos. Afortunadamente, puede pedir ayuda con esto a las partes interesadas que lo apoyan.
La persona que no está muy interesada, pero es importante, puede aumentar su interés a medida que avanza el proyecto si le proporcionas pepitas de información. Si alguien no está interesado ni es importante, simplemente manténgalo actualizado.
Tenga en cuenta que las personas se mueven dentro y entre diferentes segmentos. Eso significa que una parte interesada desinteresada e influyente puede convertirse en una parte interesada muy interesada e influyente. Si planificó correctamente la participación de sus partes interesadas, su trabajo para mantenerlos actualizados valdrá la pena.
También es importante saber quién influye en quién. Con demasiada frecuencia, el mapeo de partes interesadas se centra en la alta y media gerencia. Pero las personas en esos puestos confiarán en el consejo de sus expertos al tomar decisiones. Entonces, son esas personas a las que realmente quieres ganar y mantener involucradas.
Dicho todo esto, es importante ser realista: no se puede complacer a todo el mundo. “Alguien siempre quiere que cantes una canción que no está necesariamente en tu set list”. El show debe continuar. Es importante determinar quiénes son esos posibles intrusos, especialmente si su proyecto cambiará la forma en que se han hecho las cosas durante años.
Y es bueno saber cuándo parar. Por importante que sea para usted y su proyecto, a veces tenemos que quitar el pie del pedal y esperar la próxima oportunidad para volver a intentarlo con esa parte interesada. Recuerde: escuchar y leer las señales de las personas es una de las habilidades blandas más importantes para liderar el cambio en las organizaciones.
Aplicando el mapa
Este ejercicio de análisis de las partes interesadas lo ayuda a definir acciones por parte interesada, idealmente una acción que funcione para unos pocos. Juntar estas acciones formará la base de su plan de comunicaciones para el proyecto.