Si quiere triunfar en su sector, necesita tener las habilidades y conocimientos adecuados que le hagan estar cualificado para el puesto y saber comunicar sus ideas y conclusiones a los demás. Puede utilizar las habilidades de comunicación para liderar e inspirar a otros, gestionar equipos, resolver conflictos e incluso hacer que su equipo sea más productivo.
Hay muchos métodos para comunicar con eficacia y utilizarlos combinados suele ser la forma más eficaz de triunfar en el trabajo.
En este artículo exploramos distintos métodos de comunicación y te damos consejos sobre cómo comunicarse eficazmente en un entorno profesional.
Cómo comunicarse eficazmente
Hemos preparado una lista de pasos útiles que puedes seguir si quieres saber cómo comunicarte eficazmente en el trabajo:
Escuche: se puede aprender
Recuerde que las habilidades de comunicación eficaz incluyen buenas prácticas que pueden ayudarle tanto a expresarse como a entender a los demás.
Practique, si no es una habilidad nata. Esté atento cuando hablen los demás e intente no interrumpirles. Es una buena forma de ejercitar la paciencia.
Recuerde que cada persona tiene un estilo de comunicación diferente y que, aunque a usted le lleve un breve momento decir algo, a otros puede resultarles más fácil tomarse más tiempo para hacerlo.
En lugar de centrarte en formular una respuesta en tu cabeza, tómate el tiempo necesario para comprender los argumentos, ideas o problemas de la otra persona que quiere compartir contigo.
Si participas en una conversación de grupo, inspira a los demás para que te escuchen y minimiza las interrupciones.
Hacer preguntas
Hacer preguntas relevantes hace que la persona con la que hablas se sienta vista y apreciada. También es señal de que te interesa lo que tiene que decir y respetas su opinión.
Además, recuerda que a menudo la persona que hace preguntas es la que controla la conversación. Si diriges la conversación, puedes ayudar a llegar más rápido al punto de una cuestión.
Considera la posibilidad de utilizar la técnica de las 5 W para averiguarlo:
- ¿Qué ha pasado?
- ¿De quién se trata?
- ¿Cuándo ocurrió?
- ¿Dónde ocurrió?
- ¿Por qué ocurrió?
Conozca a sus compañeros
Una de las cosas más importantes que puede hacer para comunicarse eficazmente con sus compañeros de trabajo es conocerlos.
Recuerda que cuanto más conozcas a alguien, mejor entenderás sus acciones, su personalidad, sus patrones de pensamiento y cómo reacciona a las distintas formas de comunicación.
Aprender más sobre las personas con las que trabajas también te permite comprender cuál es su estilo de comunicación. Por ejemplo, es normal que algunas personas prefieran ser confrontadas sobre algo en persona, mientras que a otras les resulta más fácil expresarse por escrito.
Controle sus emociones
Si no deja que sus emociones le afecten negativamente durante una situación de estrés, le resultará más fácil utilizar eficazmente sus habilidades de comunicación para ayudar a resolver problemas o llegar al meollo de la cuestión que está tratando su equipo.
Intente no levantar la voz y hable despacio. Este método funciona bien durante las conversaciones difíciles o los conflictos porque otras personas implicadas en ellos pueden intentar inconscientemente igualar tu tono de voz y, como resultado, calmarse también.
Dedique tiempo a investigar y prepararse
Saber qué esperar de una reunión o conversación importante puede calmar tus nervios y darte la oportunidad de sentirte más relajado a la hora de comunicar tus pensamientos o ideas con otras personas.
Si crees que una reunión programada con un compañero de trabajo o un supervisor es algo más que una simple salida amistosa, intenta preguntárselo directamente.
También puedes prepararte de antemano para una reunión importante con un cliente pidiendo a la persona que la organiza que tenga la cortesía de contarte de antemano de qué va la reunión, para que puedas prepararte mejor.
Crear un ambiente positivo
Normalmente, un ambiente de trabajo positivo hace que la gente tenga una mentalidad más abierta y esté más relajada.
Si vas a organizar una reunión, asegúrate de que el espacio sea puramente funcional. Coloca los asientos de forma que no favorezcan a nadie y, en su lugar, equilibra la disposición de la sala para que todos se sientan cómodos para exponer sus ideas. Considera la posibilidad de enviar a todos un resumen antes de la reunión. Hacerlo puede hacer que se sientan más preparados y listos para la conversación en grupo.
Invierta en comunicación visual
Utilizar herramientas visuales para presentar proyectos o ideas importantes puede hacer que el mensaje sea más fácil de entender para algunas personas.
Para ello, puedes crear sencillas presentaciones digitales que apoyen tu discurso. Las presentaciones también son una forma estupenda de ayudar a la gente a visualizar y comprender datos complejos. También puedes plantearte presentar las directrices del proyecto en forma de videoconferencia. Esto puede hacer que la gente sienta que les estás presentando algo de tú a tú y, como resultado, puede que presten más atención a lo que tienes que decir.
Tipos de comunicación en el trabajo
He aquí algunos tipos básicos de comunicación a los que puedes prestar atención cuando te comuniques con tus compañeros o supervisores:
Comunicación verbal
Unas buenas dotes de comunicación verbal son esenciales para desempeñar funciones que impliquen trabajar en equipo o presentar ideas. Hablar con claridad y seguridad es un signo de profesionalidad que aumenta las posibilidades de ganarse el respeto de los demás en el lugar de trabajo.
Recuerde que las personas con excelentes dotes de comunicación suelen pensar antes de hablar. Esto les permite preparar y formular un discurso conciso y utilizar un lenguaje apropiado para sus interlocutores.
Comunicación escrita
Mejorar las habilidades de comunicación escrita es importante para los empleados de casi todos los sectores. Las personas que trabajan en equipos remotos deben prestar especial atención a este aspecto, ya que suelen hablar con sus compañeros a través del correo electrónico y otras plataformas de comunicación empresarial.
Por lo tanto, es importante que sepan escribir, revisar y editar sus mensajes para que sean claros y concisos.
Si te comunicas con tu equipo principalmente por escrito, recuerda utilizar encabezados y títulos para resaltar los mensajes importantes.
Cuando envíes un mensaje directo a un compañero que conoces bien sobre algo relacionado con el trabajo, no hace falta que te ciñas a un lenguaje formal, pero intenta limitar el uso de emoticonos o jerga para asegurarte de que no se pierde la esencia del mensaje.
Comunicación no verbal
Recuerde que la forma en que hablamos de algo es a menudo tan importante como lo que decimos. Desde el momento en que entras en la habitación, cada gesto o expresión facial que haces envía un mensaje no verbal a la otra persona sobre cómo te sientes ante la situación.
Considera la posibilidad de llevar a cabo estas prácticas para integrar todos los canales de tu comunicación no verbal:
Lenguaje corporal
Mantén un contacto visual pasivo con tu interlocutor. Estrecha la mano con firmeza y siéntate recto para mostrar confianza. Elige tu atuendo para la ocasión.
Por ejemplo, elige un atuendo formal para reuniones importantes con clientes clave, aunque en tu oficina sólo te pidan que lleves ropa informal. Esto demuestra respeto y puede hacerte sentir más preparado.
Gestos
Utilizar gestos en una conversación puede mejorar tu discurso y a menudo hace que otras personas se interesen más por lo que intentas comunicarles. Puedes señalar con el dedo, saludar con la mano, asentir con la cabeza, encogerte de hombros o utilizar los dedos para indicar números. Cuando la reunión esté llegando a su fin, asegúrate de mirar el reloj o tu teléfono para indicarlo.
Expresiones faciales
La expresión de su rostro suele ser lo primero en lo que se fijan los demás cuando entra en una habitación.
Asegúrese de sonreír cuando salude a alguien. Si quieres mostrar que te interesa lo que alguien tiene que decir, elige una expresión facial neutra y levanta ligeramente las cejas para mostrar compromiso.
Si estás intentando ayudar a resolver un conflicto, intenta no mostrar enfado en tu rostro. En su lugar, puedes asentir para mostrar empatía y mantener el contacto visual para que ambas partes del conflicto sepan que estás interesado en escucharles.
Paralenguaje
El paralenguaje, o paralingüística, es el tono de voz, el volumen y el tono. Un tono diferente puede hacer que la misma declaración suene entusiasta, dubitativa, enfadada, triste o sarcástica.
Prestar atención a su paralingüística puede ayudar a que sus empleados le perciban como una persona relajada, segura y con autoridad. Evite murmurar y hable con claridad para evitar confusiones, ahorrar tiempo y evitar repetirse.