Preparando el terreno: qué hacer antes de iniciar una iniciativa de madurez digital

Si está considerando embarcarse en una iniciativa de madurez digital en su organización sin fines de lucro, necesitará una configuración sólida, que involucre a las personas adecuadas, procesos sólidos y comunicaciones claras.

Una iniciativa exitosa de madurez digital es una actividad de toda la organización. Por lo tanto, es importante preparar el terreno con sus colegas y brindar claridad sobre el viaje. Si salta directamente, puede tener dificultades más adelante.

Para que usted y su organización estén listos, aquí hay cuatro cosas cruciales que hacer. También puede aplicarlos a un proceso de estrategia digital o a cualquier proceso de cambio. Solo tendrá que adaptar la configuración para que se ajuste a su organización.

 

1. Reúna a las personas adecuadas y asigne roles

Cuando un cliente se acerca a mí para trabajar en una estrategia o un programa de transformación, siempre pregunto quién más de la organización está involucrado.

Si aún no se han incorporado las partes interesadas cruciales, sé que el proyecto debe configurarse desde cero.

Cada proceso de cambio significa traer personas contigo en un viaje desde el principio. Estas deben ser las personas más afectadas, más interesadas y más influyentes o conocedoras.

 

El patrocinador de la iniciativa

Este es su director general, director ejecutivo u otro miembro del equipo directivo superior. Su aporte es vital. Deberá ponerse de acuerdo con ellos sobre cuánto quieren tener, sobre qué quieren estar informados y qué quieren aprobar.

La frecuencia con la que se reúna con su patrocinador depende de sus preferencias, el tamaño de su organización y quién más está involucrado. Por ejemplo, un cliente mantuvo reuniones semanales con el director ejecutivo. Otro realizó reuniones mensuales debido al tamaño de la organización y la cantidad de personas de alto nivel involucradas en un comité directivo (otra estructura que quizás desee establecer).

 

Grupo de trabajo

Este debe ser un grupo de colegas que sea representativo de toda su organización. 

Para la mayoría de las organizaciones sin fines de lucro con las que trabajo, esto cubrirá TI, recaudación de fondos, campañas, comunicaciones, digital, programas o trabajo de prestación de servicios, políticas, investigación, atención a los seguidores y recursos humanos.

Es esencial enfatizar que este es un grupo de trabajo: los miembros asistirán a reuniones periódicas, entregarán tareas y contribuirán a la estrategia y las discusiones.

Elija personas con las capacidades adecuadas que puedan tomar decisiones y tengan la experiencia para hacer una contribución positiva.

 

2. Dile a la gente cómo funcionará

Una vez que comience a configurar su iniciativa de madurez digital e invite a las partes interesadas a participar, le harán muchas preguntas, ¡así que debe estar preparado!

Las preguntas habituales son: “¿Por qué estamos haciendo esto?”, “¿Cuál es mi papel en este grupo?” y “¿Cómo afectará esto mi área de trabajo, mi equipo y mis planes?”

Entonces, dé un paso atrás y cree términos de referencia que especifique:

La historia de su iniciativa y por qué está sucediendo.

Qué estructuras y grupos existen dentro de la iniciativa.

Las responsabilidades de las diferentes personas involucradas.

El proceso; cómo las personas involucradas trabajarán juntas.

Los resultados que se entregarán.

La línea de tiempo de nivel superior.

Una de las lecciones más importantes que aprendí en los últimos dos años es que las personas tienen diferentes formas de hablar y comprender la madurez digital y la transformación digital. Presente definiciones de estos conceptos a sus colegas y mantenerlos accesibles y visibles.

 

3. Establecer sistemas y procesos

Una vez que la estructura de la iniciativa esté lista, describa cómo va a funcionar el proceso.

En un nivel práctico, descubrí que los talleres facilitados funcionan mejor. Quédese atrapado en el uso de un documento compartido o una pizarra Miro o, si se reúnen en la vida real, un rotafolio y notas Post-it. Si esto es relevante para usted, su información de consultoría o los resultados de su Evaluación de Madurez Digital pueden usarse como indicaciones. 

Agrupe las conclusiones y recomendaciones y luego discuta lo que hay detrás de ellas. ¿Qué está funcionando bien y qué está frenando a la organización? Tenga una agenda, pero permita suficiente flexibilidad para que pueda dedicar tiempo a temas comunes que surjan en las discusiones.

Encuentro este enfoque fructífero porque le da a la gente agencia. Son dueños de los problemas y trabajan juntos para encontrar soluciones.

Por lo general, las decisiones finales las tomarán los altos directivos y esto debe reiterarse a lo largo del proceso. Por eso es importante mantener a todos actualizados. Cuando las personas pueden ver cómo se desarrollaron las discusiones y por qué condujeron a ciertos resultados, hay menos sorpresas para las partes interesadas involucradas.

Y ese es el ideal por el que luchar.

 

4. Comunica sobre tu proyecto

Cuando una iniciativa de madurez digital está en marcha, las cosas pueden ponerse muy animadas y emocionantes. Los colegas que no están directamente involucrados notarán esto, pero no sabrán lo que está pasando, lo que puede generar confusión y miedo.

Entonces es vital comunicarse.

Asegúrese de que la información sea accesible. Esto no significa dar a las personas enlaces a una carpeta con montones de documentos; significa resumir y estructurar la información para que alguien que esté fuera del proyecto pueda participar en ella.

Por ejemplo, uno de mis clientes tenía un documento llamado “El viaje hasta ahora”, que se actualiza aproximadamente cada semana durante su proyecto con un párrafo sobre lo que había sucedido esa semana y lo que estaba por venir. Era una referencia útil para todo el personal, que siempre podía echar un vistazo en su propio tiempo y obtener lo último.

Hablar sobre los próximos pasos es una parte esencial de la ejecución de un proyecto de cambio. Piense siempre unos pasos por delante y comunique todo lo que pueda. Incluso si aún no existe un plan concreto, aún puede decirles a las personas que habrá uno y cuándo.

Espero que estos consejos sean útiles. Adelante con el proyecto entonces.